You know the moment. Twenty people are waiting outside, you're holding a printed
list and a pen, and someone's name isn't on it because they RSVP'd an hour ago.

We just shipped check-in, so you can stop doing that.

What it does

Turn it on for an event, and everyone who RSVPs gets their own check-in code — a
QR square on their phone. At the door, you open the scanner on your own phone,
point it at their screen, and they're in. Then the next person. It takes about a
second each.

The scanner tells you what you need to know as you go:

  • Who's already been checked in, so nobody gets counted twice
  • How many guests someone brought with them
  • A running count of who's actually in the room

That last one is the part organizers keep telling us they want. RSVPs tell you
who intended to come. Check-in tells you who came. Those are different numbers,
and only one of them is useful when you're deciding how much food to order next
time.

When the camera doesn't cooperate

Doors are not ideal working conditions. Bad light, no signal, a phone at 3%.

So there's a second way in: you display a short code at the event — on a sign, a
screen, a napkin — and people type it in themselves to check in. No camera
needed, no queue at the door, and it works when your hands are full.

And if all else fails, you can still check people in manually from the attendee
list, the way you always could.

Turning it on

  1. Create or edit your event
  2. Switch on check-in
  3. That's it — attendees get their codes automatically

It's off by default. A monthly potluck for nine people doesn't need a scanner,
and we'd rather not put one in your way.

While we're being honest

The switch that turns check-in on didn't work when we first built it.

Not "worked badly" — you could click it and nothing happened. The feature was
finished and sitting behind a toggle nobody could flip. Our automated tests all
said it was fine, because they were testing the switch in a way that didn't match
how a person actually taps it.

We found it, fixed it, and added a check so it can't happen again the same way.
We're telling you because this blog is going to include the misses as well as the
launches. That seems more useful than a highlight reel.

Also new: sharing an event

Invite links got a lot better in the same release. You can now generate a link for
your event and send it straight to WhatsApp, Telegram, Facebook, LinkedIn, Reddit,
X or email. Every link comes with its own QR code, which is handy on a poster.

The important part: someone opening that link doesn't need an account to see the
event and RSVP. You can invite the friend-of-a-friend without asking them to
sign up for anything first.

You can set a link to expire after 24 hours, 7 days, 30 days or a date you pick,
and you can revoke it if it ends up somewhere you didn't intend.

Tell us how it goes

Check-in is new, and doors are messy. If it does something strange at your next
event, we want to hear about it — feedback.gathrings.com.
We read all of it, and a good chunk of what we build starts there.

— The Gathrings team

Vous connaissez le moment. Vingt personnes attendent dehors, vous tenez une liste
imprimée et un stylo, et le nom de quelqu'un n'y est pas parce qu'il s'est inscrit
il y a une heure.

On vient de lancer l'enregistrement, pour que vous puissiez arrêter de faire ça.

Ce que ça fait

Activez-le pour un événement, et chaque personne inscrite obtient son propre code
d'enregistrement — un carré QR sur son téléphone. À l'entrée, vous ouvrez le
scanner sur votre téléphone, vous le pointez vers son écran, et c'est réglé. Puis
la personne suivante. Ça prend une seconde chacune.

Le scanner vous dit ce que vous avez besoin de savoir au fur et à mesure :

  • Qui est déjà enregistré, pour que personne ne soit compté deux fois
  • Combien d'invités accompagnent la personne
  • Le compte réel des gens présents dans la salle

C'est ce dernier point que les organisateurs nous réclament le plus. Les
inscriptions vous disent qui avait l'intention de venir. L'enregistrement vous
dit qui est venu. Ce sont deux chiffres différents, et un seul vous aide à décider
combien de nourriture commander la prochaine fois.

Quand la caméra ne collabore pas

Une entrée d'événement n'est pas un environnement de travail idéal. Mauvais
éclairage, pas de signal, un téléphone à 3 %.

Il y a donc une deuxième porte d'entrée : vous affichez un code court sur place —
sur une affiche, un écran, une serviette de table — et les gens le saisissent
eux-mêmes pour s'enregistrer. Pas besoin de caméra, pas de file à l'entrée, et ça
fonctionne quand vous avez les mains pleines.

Et si rien ne marche, vous pouvez toujours enregistrer les gens manuellement à
partir de la liste des participants, comme avant.

Comment l'activer

  1. Créez ou modifiez votre événement
  2. Activez l'enregistrement
  3. C'est tout — les codes sont envoyés automatiquement

C'est désactivé par défaut. Un souper-partage mensuel à neuf personnes n'a pas
besoin d'un scanner, et on préfère ne pas vous en imposer un.

Tant qu'à être honnêtes

L'interrupteur qui active l'enregistrement ne fonctionnait pas quand on l'a
construit.

Pas « fonctionnait mal » — vous pouviez cliquer dessus et il ne se passait rien.
La fonction était terminée et coincée derrière un bouton que personne ne pouvait
actionner. Nos tests automatisés disaient tous que c'était correct, parce qu'ils
testaient le bouton d'une manière qui ne correspondait pas à la façon dont une
personne le touche réellement.

On l'a trouvé, corrigé, et on a ajouté une vérification pour que ça ne se
reproduise pas de la même façon. On vous le raconte parce que ce blogue va inclure
les ratés autant que les lancements. Ça nous semble plus utile qu'un palmarès.

Aussi nouveau : partager un événement

Les liens d'invitation se sont beaucoup améliorés dans la même version. Vous
pouvez générer un lien pour votre événement et l'envoyer directement sur WhatsApp,
Telegram, Facebook, LinkedIn, Reddit, X ou par courriel. Chaque lien vient avec
son propre code QR, bien pratique sur une affiche.

Le point important : la personne qui ouvre ce lien n'a pas besoin de compte pour
voir l'événement et s'inscrire. Vous pouvez inviter l'ami d'un ami sans lui
demander de s'inscrire à quoi que ce soit d'abord.

Vous pouvez faire expirer un lien après 24 heures, 7 jours, 30 jours ou à la date
de votre choix, et le révoquer s'il se retrouve là où vous ne vouliez pas.

Dites-nous comment ça se passe

L'enregistrement est tout neuf, et les entrées d'événements sont chaotiques. Si
quelque chose se comporte bizarrement à votre prochain événement, on veut le
savoir — feedback.gathrings.com. On lit tout, et
une bonne partie de ce qu'on construit part de là.

— L'équipe Gathrings